Integritetspolicy

Version 3.0 (2024-05-30)

På Elinfo värnar vi om den personliga integriteten och en säker hantering av personuppgifter. I vår integritetsspolicy är det meningen att du som privatperson får en tydlig bild över vilka personuppgifter vi samlar in, hur vi hanterar dem och varför.

Vi hanterar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

1. Vilka uppgifter vi samlar in

Vi samlar in uppgifter från dig när du använder våra produkter/tjänster, registrerar dig för ett EL-VIS konto (antingen av dig eller din administratör), gör en beställning, skickar ett mejl, besöker oss eller fyller i ett formulär på våra webbplatser. I vissa fall kan personliga uppgifter finnas med i de register som vi regelbundet köper över nyregistrerade företag.

Address

Används för utskick av faktura men även vid leverans av produkt. Används i informationssyfte vid utskick av broschyrer och annan viktig information. Det går bra att kontakta oss och avbeställa all form av fysiska utskick.

E-postadress

Används som kommunikationskanal vid kvalitetssäkring, support och försäljning. Används också som användarnamn till de med EL-VIS Konto. Används för mejlutskick vid marknadsförings- och informationssyfte som du själv bestämmer om du ska få eller inte. Går också bra att avregistrera sig via länk längst ner i mejlen.

Logg

Vi samlar också in data från användningen av våra produkter/tjänster via automatiska datainsamlingsverktyg. Detta är data som är nödvändig för att vi ska kunna förbättra våra produkter/tjänster men även för att bevaka efterlevnaden av de användarvillkor som behöver godkännas innan någon av våra produkter/tjänster används. Mer om det i nästa kapitel.

Namn

Behövs för att identifiera dig som person.

Personnummer

Om en enskild firma eller privatperson blir kund kan vi behöva spara ner personnummer som substitut till organisationsnummer. I vår digitala tjänst ”Egenkontrollprogram” kan du som användare fylla i personnummer på den elinstallatör som är utsatt för regelefterlevnad.

Telefonnummer

Används som kommunikationskanal vid kvalitetssäkring, support och försäljning.

Anonymiserad webbstatistik

Används för att förbättra användarupplevelsen och för att anpassa våra annonser och marknadsföring. Du som användare av vår hemsida väljer själv vilka cookies du accepterar. Läs mer i vår Cookie Policy längre ner.

2. Hur vi samlar in dina uppgifter

Vi samlar in personuppgifter från olika platser. Dels består EL-VIS av tre olika plattformar som nedan benämns som EL-VIS Desktop, Maxikod och Online. Därutöver får vi uppgifter från vår hemsida. Besöker du oss på en mässa kan vi får uppgifter därifrån. Vi behöver ibland samla in uppgifter om du ringer till oss i till exempel supportärende. Vid mejlkonversationer delas ofta personuppgifter som till exempel e-postadress och telefonnummer.

2.1 EL-VIS Desktop

Loggning

Vi sparar ner uppgifter för att kontrollera om användarvillkoren efterföljs men även för att kunna förbättra produkten. Följande uppgifter hämtas från den dator som kör programmet: Programversion, Operativsystem, Kundnummer, Företagsnamn, Användarnamn (E-post), Datornamn och Datoranvändare.

Rättslig grund: Avtal med den registrerade

2.2 EL-VIS Maxikod

Formulär

För att kunna köra EL-VIS Maxikod i full version måste användaren begära att få en unik licensfil. För att göra detta fylls ett formulär i som skickas via e-post till oss så vi kan behandla förfrågan manuellt. Följande personlig information fylls då i: Namn, Ort och E-post.

Rättslig grund: Avtal med den registrerade

Loggning

Vi sparar ner information för att kontrollera om användarvillkoren efterföljs men även för att kunna förbättra produkten. Följande information hämtas från den dator som kör programmet: Programversion, Operativsystem, Kundnummer, Företagsnamn, Datornamn och Datoranvändare.

Rättslig grund: Avtal med den registrerade

2.3 EL-VIS Online

Skapa konto

För att kunna använda våra produkter och tjänster krävs ett kostnadsfritt EL-VIS Konto. De personuppgifter som krävs för att skapa ett konto är för- och efternamn, e-postadress, mobilnummer, företag och ort.

Vid skapande av ett konto skickas alltid ett mejl ut till den adress som uppges för användaren där innehavaren måste verifiera sig och på så sätt godkänna att kontot skapas.

Det finns tre sätt ett konto kan skapas på:

– Av företagets administratör (Rättslig grund: Avtal med den registrerade)
– Av oss på Elinfo (Rättslig grund: Samtycke, Avtal med den registrerade, Fullgöra en rättslig förpliktelse)
– På egen hand (Rättslig grund: Samtycke)

Loggning

För att se hur mycket produkterna används sparar vi ner information när inloggning görs. I dessa fall sparar vi bara ner vem som gjort inloggningen och när.

Rättslig grund: Avtal med den registrerade

2.4 E-post

Vid e-post får vi ibland in information av personlig karaktär. Om personen ifråga begär något av oss som kräver att vi får in personens uppgifter i våra system (till exempel CRM) så gör vi det. Om uppgifterna gäller en annan person på företaget är vi källkritiska innan vi lägger till personens uppgifter. Det ska vara väsentligt för att vi ska kunna leverera produkten enligt det avtal vi har med kund.

Rättslig grund: Samtycke, Avtal med den registrerade

2.5 Hemsida

Beställning

För att kunna fullgöra en beställning via vår hemsida krävs vissa personliga uppgifter som dels behövs för att kunna skicka leverans och faktura, dels för att kunna komma i kontakt med personen i fråga.

Rättslig grund: Samtycke, Fullgöra en rättslig förpliktelse

Kontaktformulär

För att komma i kontakt med oss erbjuder vi enkla formulär på vår hemsida. De personliga uppgifter som fylls i där krävs för att vi ska kunna komma i kontakt med personen i fråga.

Anonymiserad Webb-Statistik

För att förbättra användarupplevelsen på vår hemsida och kunna visa anpassade annonser, använder vi oss av cookies. Det finns olika typer av cookies och vi frågar med en banner dig som besöker hemsidan om vilka cookies du tillåter innan vi aktiverar dem. Läs mer om Cookies i vår Cookie-policy längre ner.

Rättslig grund: Samtycke

2.6 Mässa

Vid mässor samlar vi in information om våra besökare antingen genom att vi får dem muntligen eller via skanning av besökarkod.

Rättslig grund: Samtycke

2.7 Support

Vid diverse supportärenden kan vi behöva be om att få ta del av till exempel databaser och sparade filer. I dessa fall kan innehållet i sin tur innehålla personliga data. Denna typ av support ske främst av anställda men kan i vissa fall behöva skickas vidare till konsulter för expertishjälp.

Vi kan också med hjälp av TeamViewer be om att få fjärrstyra användarens dator för att på så sätt kunna hjälpa på ett smidigare sätt. I dessa fall är vi alltid tydliga med att användaren inte ha någon känslig information och att hen alltid sitter med och se vad som görs.

Rättslig grund: Samtycke, Avtal med den registrerade

2.8 Telefonsamtal

Vid telefonsamtal får vi in information muntligen. Oftast är det den person vars uppgifter det gäller som vi pratar med men ibland gäller det en annan person på företaget. I dessa fall är vi källkritiska innan vi lägger till personens uppgifter. Det ska vara väsentligt för att vi ska kunna leverera produkten enligt det avtal vi har med kund.

Rättslig grund: Samtycke, Avtal med den registrerade

3. Hur vi använder dina uppgifter

Vi samlar in och använder information med syfte att säkerställa, underhålla och förbättra lösningar och tjänster samt för statistik och analys av olika slag.

Någon av den information vi samlar in från dig kan användas på något av följande sätt:

Att kunna genomföra beställningar, leverans och fakturering

Att skicka periodiska e-postmeddelanden

Den e-postadress du anger kan användas för att skicka tillfälliga företagsnyheter, uppdateringar, relaterad produkt eller serviceinformation etc.

För att förbättra datakvaliteten

Vi strävar efter att förbättra datakvaliteten, vilket ger dig bättre verktyg för egna val.

För att förbättra kundservicen

Din information hjälper oss att reagera mer effektivt på dina kundserviceförfrågningar och supportbehov

För att förbättra vår hemsida, lösningar och tjänster

Vi strävar ständigt efter att förbättra oss baserat på information och feedback vi mottar från dig

För att personifiera din upplevelse

Din information hjälper oss att bättre svara på dina individuella behov

För att anpassa våra annonser och marknadsföring

Vi använder oss av cookies för att samla in data som hjälper oss att förbättra användarupplevelsen och att anpassa våra annonser och marknadsföring. Du som användare av vår hemsida väljer själv vilka cookies du accepterar. Läs mer i vår Cookie Policy längre ner.

4. Säkerhet

Vi genomför en rad säkerhetsåtgärder för att upprätthålla säkerheten för dina personliga uppgifter när du anger, lämnar in eller har tillgång till dina personuppgifter.

Vi designar och utvecklar alltid våra produkter/tjänster utifrån ett högt säkerhetstänk. Vår ambition är också att i största mån undvika uppgifter som kan identifiera dig som person.

Vi frågar ALDRIG våra användare om deras lösenord.

5. Hur länge vi sparar dina uppgifter

Vi sparar dina uppgifter så länge som det krävs för ändamålet av behandlingen. Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt för att kunna utföra våra åtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider. Då Elinfo har ett intresse av att behålla ett historiskt arkiv sparas uppgifterna i vår databas även om du inte är aktiv kund om du inte meddelar oss att du vill få dina uppgifter borttagna.

6. Var vi behandlar dina uppgifter

Vi strävar alltid efter att behandla din data inom EU/EES och för majoriteten av din data är det så.

Dock finns det vissa affärskritiska tjänster för oss som bland annat är viktiga för att uppehålla en bra support, tillhandahåller information, etc. som finns utanför EU/EES. I dessa fall kommer vi att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Läs mer om de externa tjänsterna lite längre ner under rubriken “Hur vi hanterar utomstående parter”. Där ser du också var data lagras i de olika tjänsterna.

7. Din lagliga rätt

Du har laglig rätt att:

– få tillgång till dina personuppgifter
– få dina personuppgifter rättade
– få en kopia på dina personuppgifter i vissa fall
– i vissa fall få dina personuppgifter raderade
– i vissa fall begränsa eller motsätta dig behandling av dina personuppgifter

8. Cookies

8.1 Vad är Cookies?

Cookies är små textfiler som används för att lagra små bitar av information. De lagras på din enhet när webbplatsen laddas i din webbläsare. Dessa cookies hjälper oss att få webbplatsen att fungera korrekt, göra den säkrare, ge en bättre användarupplevelse och förstå hur webbplatsen fungerar och att analysera vad som fungerar och var den behöver förbättras.

Det finns två sorters kakor, ”vanliga” kakor och sessionskakor.

Sessionskakor lagras temporärt i din dators minne medan du är inne och surfar på en sida, till exempel för att hålla reda på vilket språk du har valt, men försvinner när du stänger din webbläsare.

Vanliga kakor sparar en fil under en längre tid på din dator. Den används till exempel för att tala om vad som är nytt på den aktuella webbplatsen sedan användaren senast besökte den eller sammanställa statistik kring ditt besök. När utgångsdatumet för den aktuella kakan passerats raderas den från din dator när du återigen besöker den webbplats som placerade kakan på din dator till att börja med.

8.2 Hur använder vi Cookies?

Vi använder cookies för att förstå och spara dina inställningar för framtida besök och sammanställa sammanlagda data om webbplatstrafik och webbplatsinteraktion så att vi kan erbjuda bättre upplevelser och verktyg i framtiden. Vår webbplats kan komma att använda både förstaparts- och tredjepartscookies. Förstapartscookies är oftast nödvändiga för att webbplatsen ska fungera ordentligt, och de samlar inte någon av dina personliga uppgifter. Tredjepartscookies används i sin tur främst för att förstå hur webbplatsen fungerar, hur besökare interagerar med vår webbplats och för att tillhandahålla annonser som är releveanta för dig, underlätta dina framtida interaktioner med vår webbplats och ge dig en bättre användarupplevelser.

Information om hur du och andra besökare navigera på våra sidor och hittar till oss samlar vi in bland annat via Hubspot, Google Analytics 4, Youtube, och Google Search Console. Viss del av denna data kan ligga till grund för riktad marknadsföring på andra sidor du besöker på internet. Med hjälp av tjänsten CookieYes är vi transparenta med vilka cookies vi har och ger dig som besökare möjlighet att anpassa vilka cookies du tillåter att vi använder.

8.3 Hantering och anpassning av Cookies

Du kan anpassa dina Cookies-inställningar när som helst genom att klicka här. Du får då upp vår Cookie Banner på nytt och kan ändra dina inställningar eller ta tillbaka ditt tillåtande av varje Cookie.

Förutom våra egna inställningar tillhandahåller olika webbläsare också olika metoder för att blockera och ta bort cookies som webbsidor använder. Du kan ändra dina inställningar för webbläsaren för att blockera och ta bort cookies.

9. Hur vi hanterar utomstående parter

Vi säljer inte, handlar eller på annat sätt överför dina personuppgifter till utomstående parter. Det här omfattar inte betrodda tredje parter som hjälper oss att bedriva vår tjänst eller verksamhet samt vår service till dig.

Tredje part kan också vara externa tjänster som används i våra produkter/tjänster. Vi har som policy att använda så få externa tjänster som möjligt och i de fall de behövs ska de uppfylla GDPR.

Vi kan också släppa dina personuppgifter när vi anser att de är lämpliga för att följa lagen, skydda våra eller andras rättigheter, egendom eller säkerhet.

9.1 Externa tjänster

HubSpot Ireland Ltd

Vårt CRM-system. Hantera inkommande support och andra ärenden till våra kunder.

En tjänst som hjälper sälj och marknadsföring med kontaktuppgifter till potentiella nya kunder men även till befintliga kunder. Alla marknadsförings- och informationsmejl hanteras och skickas ut via HubSpot. Denna tjänst möjliggör transparens och ger enskild person möjligheten att stänga av mejlutskick.

Personuppgifter som kan finnas här: Adress, E-post, Namn, Telefonnummer.

Plats för data: EU/EES

Adress: Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Co. Dublin, Ireland

Kontaktuppgifter

https://www.hubspot.com/data-privacy/gdpr https://legal.hubspot.com/privacy-policy https://legal.hubspot.com/dpa

Microsoft AB

Hosting i Azure av våra digitala tjänster som vi säljer (EL-VIS) och våra interna system (provisionering).
Microsoft 365 används för e-post, säkerhetspolicys, interna processer, filhantering, etc.

Personuppgifter som kan finnas här: Adress, E-post, Logg, Namn, Personnummer och Telefonnummer.

Plats för data: EU/EES (Norge, Irland och Amsterdam).

Adress: Regeringsgatan 25, 111 53 Stockholm

Kontakt: +46 8 752 56 00

https://privacy.microsoft.com/sv-se/privacystatement

Brevo (Sendinblue SAS)

En tjänst som används för att kunna skicka ut mejl från våra digitala tjänster, t.ex. när man som användare delar ett dokument från EL-VIS Mall så skickas det mejlet med hjälp av Sendgrid.

Personuppgifter som finns här: E-post

Plats för data: EU

Adress: 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France

Kontaktuppgifter

https://www.brevo.com/legal/privacypolicy/

https://www.brevo.com/legal-notice/

https://www.brevo.com/gdpr/

Younium

En tjänst som vi använder för att hantera abonnemang och fakturor.

Personuppgifter som kan finnas här: Adress, E-post, Namn och Personnummer

Plats för data: EU/EES (Amsterdam)

Adress: Drottninggatan 61, 111 21 Stockholm

Kontakt: +46 733 50 74 58

Google Analytics 4

Om tredjepartscookies från Google Analytics 4 har godkänts använder vi Google Analytics 4 för att beräkna besökar-, sessions- och kampanjdata och för att spåra hur användningen av vår webbplats ser ut (ej vår app). Syftet är att förbättra användarupplevelsen av vår webb och att, om samtycke getts, anpassa annonser och marknadsföring. Google Analytics 4 samlar in data genom tredjepartscookies som anonymt lagrar information och tilldelar ett slumpmässigt genererat nummer för att känna igen unika besökare. Informationen krypteras därefter ytterligare innan den skickas vidare till Analytics bearbetningsservrar och görs tillgänglig för oss på EL-VIS att se i aggregerade form i Analytics-plattformen.

Personuppgifter som kan finnas här: Anonymiserad webbstatistik.

Plats för data: All initial datahantering sker via domäner och sevrar baserade i EU när besök sker från EU. Därefter krypteras informationen ytterligare innan den vidarebefordras till Analytics-plattformen.

Adress: https://www.google.com/about/datacenters/locations/

Regional datainsamling

https://policies.google.com/privacy

https://policies.google.com/technologies/partner-sites

9.2 Underbiträden

Följande underbiträden kan komma i kontakt med personuppgifter och har därför underbiträdesavtal. I största mån undviker vi att det ska hända.

Gunnar Nilsson

En konsult som anlitas för att ta del av särskilda supportärende med kund. Hen kan komma i kontakt med personuppgifter.